Quy Trình đặt Phòng Khách Sạn – https://sotaythongthai.vn

Quy trình đặt phòng khách sạn bao gồm những bước nào, trình tự và nội dung công việc của các bước đặt phòng khách sạn.

Đặt phòng khách sạn là công việc hàng ngày của nhân viên đặt phòng hoặc nhân viên lễ tân trong khách sạn. Quy trình đặt phòng khách sạn không phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn thận để tránh xảy ra nhầm lần, gây phiền phức cho khách hàng.

Quy trình đặt phòng khách sạn

Quy trình đặt phòng khách sạn – Các hình thức đặt phòng

  • Đặt phòng trực tiếp: Khách trực tiếp đặt phòng tại khách sạn hoặc đặt phòng qua điện thoại, email, Fax.
  • Đặt phòng qua các đại lý trung gian: Khách đặt phòng thông qua hãng du lịch, hãng hàng không, văn phòng du lịch.

Quy trình đặt phòng khách sạn – Các loại đặt phòng

Đặt phòng có đảm bảo (Guaranteed Reservation)

Đặt phòng có đảm bảo là hình thức đặt phòng theo thỏa thuận giữa khách và khách sạn, trong đó, khách sạn phải thực hiện việc giữ phòng đã đặt cho đến thời điểm làm thủ tục check out của ngày hôm sau, tính theo ngày khách dự định đến, trừ những thỏa thuận đặc biệt giữa hai bên.

Ví dụ khách đặt phòng ngày 01/10/2020 thì khách sạn bảo vệ giữ phòng cho khách đến thời gian 12 h trưa ngày 02/10/2020 – giờ pháp luật check-out của khách sạn .
Trong trường hợp khách đã thỏa thuận hợp tác đặt phòng có bảo vệ với nhân viên cấp dưới khách sạn mà không đến và không thông tin hủy đặt phòng thì khách phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm đền bù tiền 1 đêm tiền thuê phòng tương ứng với số lượng phòng đã đặt .
Các nhu yếu bảo vệ cho hình thức đặt phòng này :

  • Thanh toán trước toàn bộ tiền phòng.
  • Đặt cọc trước theo phần trăm quy định của khách sạn.
  • Đảm bảo bằng thẻ tín dụng.
  • Tài khoản của các công ty có hợp đồng với khách sạn…

Đặt phòng không đảm bảo (Non – Guaranteed Reservation)

Đặt phòng không bảo vệ là hình thức đặt phòng mà khách chỉ ĐK giữ phòng trước, còn khách sạn sẽ triển khai việc giữ phòng cho khách đến một thời gian nhất định trong ngày khách dự tính đến, tùy theo pháp luật của mỗi khách sạn. Qua thời hạn pháp luật đó, nếu khách không đến check-in nhận phòng thì khách sạn có quyền bán phòng cho khách khác .
Ví dụ, khách đặt phòng ngày 01/10/2020 với hình thức đặt phòng không bảo vệ. Đến thời gian 16 h cùng ngày ( tùy lao lý của mỗi khách sạn ) nếu khách không đến check in nhận phòng thì khách sạn được quyền bán phòng đó cho khách khác .
Nhân viên lễ tân lưu thông tin của khách

Quy trình nhận đặt phòng khách sạn

Bước 1: Xác định yêu cầu đặt phòng

Nhân viên cần lưu lại những thông tin sau :
tin tức cá thể cơ bản của khách lẻ hoặc khách đoàn

  • Họ tên tên khách, tên đoàn khách, họ tên người đăng ký.
  • Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng), email của khách.
  • Số lượng khách (nếu khách đi theo đoàn)

tin tức cơ bản về việc đặt phòng

  • Ngày, giờ đến của khách và thời gian lưu trú.
  • Số lượng phòng và loại phòng.
  • Giá phòng và hình thức thanh toán
  • Loại đặt phòng (đảm bảo hay không đảm bảo)
  • Các yêu cầu khác của khách (nếu có)

Khách sạn có các hạng phòng khác nhau

Bước 2: Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn

Khi tiếp đón nhu yếu đặt phòng của khách, nhân viên cấp dưới đặt phòng phải kiểm tra trên mạng lưới hệ thống ứng dụng quản trị của khách sạn để kiểm tra xem số lượng phòng, loại phòng còn trống có cung ứng nhu yếu của người mua hay không .
Chấp nhận Overbooking – hoạt động giải trí nhận đặt phòng lớn hơn năng lực thực tiễn của khách sạn với một tỷ suất Tỷ Lệ nhất định nhằm mục đích tăng hiệu suất cung ứng phòng của khách sạn, tránh thực trạng khách ảo, khách đã đặt phòng nhưng không đến .

Bước 3: Nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống

Nhân viên đặt phòng hoặc lễ tân nhập thông tin đặt phòng vào mạng lưới hệ thống đặt phòng trên máy tính theo mẫu

Có 2 loại mẫu đặt phòng:

  • Mẫu đặt phòng cho khách lẻ
  • Mẫu đặt phòng cho khách đoàn

Bước 4 : Khách sạn xác nhận lại thông tin và lưu thông tin đặt phòng

Sau khi nhận đặt phòng nhân viên cấp dưới xác nhận lại thông tin đặt phòng của khác theo lao lý của khách sạn để tránh sai sót, sau đó mọi thông tin của khách, thông tin về đặt phòng phải được lưu giữ và update khá đầy đủ trong mạng lưới hệ thống máy tính của khách sạn

Bước 5: Liên lạc với khách để khẳng định lại thông tin

Trước một khoảng chừng thời hạn nhất định trước ngày nhận phòng của khách ( thường thì là 15 ngày so với khách theo đoàn và 3 ngày so với khách lẻ ), khách sạn liên hệ với người mua để xác nhận lại thông tin về việc đặt phòng của người mua để xác nhận những trường hợp hủy bỏ hoặc đổi khác thông tin .

Bước 6: Cập nhật tình hình đặt phòng

Hằng ngày nhân viên cấp dưới phải update và tổng hợp tình hình thanh toán giao dịch trong ngày để khách sạn nắm được tình hình khách, sẵn sàng chuẩn bị vừa đủ hồ sơ thủ tục cũng như ship hàng khách một những tốt nhất .
Nhận đặt phòng là một trong những việc làm của nhân viên cấp dưới đặt phòng hoặc nhân viên cấp dưới lễ tân khách sạn. Trên đây chỉ là những bước và nội dung cơ bản của quá trình đặt phòng, so với những ai có dự tính ứng tuyển vào vị trí đặt phòng khách sạn sẽ được đào tạo và giảng dạy, giảng dạy tiến trình và việc làm đơn cử theo lao lý của từng khách sạn .

Hotelcareers.vn vừa cùng các bạn tìm hiểu quy trình đặt phòng khách sạn. Hi vọng nhưng thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!

4.8 / 5 – ( 19 votes )

Related Posts

About The Author

Add Comment